4 ขั้นตอน วางระบบบัญชีร้านอาหารให้เป๊ะ! เพื่อธุรกิจที่เติบโตแบบยั่งยืน

ทำไมระบบบัญชีถึงสำคัญกับร้านอาหารของคุณ?

   การมีระบบบัญชีที่ดีถือเป็นรากฐานสำคัญของการบริหารร้านอาหารอย่างมีประสิทธิภาพ   เพราะช่วยให้เจ้าของร้านเห็นภาพรวมทางการเงินได้อย่างชัดเจน ทราบว่ารายรับมาจากช่องทางใด และรายจ่ายออกไปกับเรื่องใดบ้าง

   นอกจากนี้ยังสามารถควบคุมต้นทุนได้แม่นยำ ทั้งค่าวัตถุดิบ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ ส่งผลให้สามารถวางแผนการขาย การตั้งราคาหรือการจัดโปรโมชั่นได้อย่างมีข้อมูลรองรับ ทำให้ตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ

   อีกทั้งยังช่วยให้จัดเตรียมเอกสารทางบัญชีและภาษีได้อย่างถูกต้อง พร้อมรับมือกับการตรวจสอบจากหน่วยงานรัฐ ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนส่งเสริมให้ธุรกิจร้านอาหารเติบโตได้อย่างมั่นคงและยั่งยืน

เริ่มต้นวางระบบบัญชีร้านอาหารง่ายๆ ด้วย 4 ขั้นตอนหลัก

1. บันทึกรายรับอย่างครบถ้วน เงินทุกบาทต้องเข้าที่เข้าทาง

      การบันทึกรายรับอย่างครบถ้วนเป็นหัวใจของระบบบัญชีร้านอาหารที่ดี ไม่ว่าลูกค้าจะชำระเงินด้วยเงินสด บัตรเครดิต แอปพลิเคชันเดลิเวอรี่ หรือช่องทางออนไลน์อื่น ๆ เจ้าของร้านควรบันทึกยอดขายประจำวันให้ละเอียด

   • เงินสด: บันทึกยอดขายเงินสดทุกวัน พร้อมตรวจสอบยอดเงินกับยอดขายในระบบ
   • บัตรเครดิต/เดบิต: ตรวจสอบยอดจากเครื่อง EDC และเอกสารสรุปยอดจากธนาคาร
   • แอปพลิเคชัน/เดลิเวอรี่: ตรวจสอบยอดขายจากแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น GrabFood, Foodpanda, Lineman และหักค่าคอมมิชชั่นให้ถูกต้อง
   • ช่องทางออนไลน์อื่นๆ: หากมีช่องทางขายอื่นๆ เช่น เว็บไซต์ หรือโซเชียลมีเดีย ก็ต้องบันทึกยอดขายให้ละเอียด

   เคล็ดลับ: ใช้ระบบ POS (Point of Sale) หรือโปรแกรมหน้าร้าน จะช่วยบันทึกยอดขายได้ง่าย รวดเร็ว และแม่นยำขึ้นเยอะเลยค่ะ

2. บันทึกรายจ่าย แม้จะเป็นค่าใช้จ่ายเล็กน้อยก็สำคัญ!

      การบันทึกรายจ่ายเป็นอีกขั้นตอนสำคัญของการวางระบบบัญชีร้านอาหาร เพราะแม้แต่ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยก็มีผลต่อภาพรวมทางการเงิน เจ้าของร้านควรบันทึกรายจ่ายทั้งหมดอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นค่าวัตถุดิบ ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าแก๊ส ค่าจ้างพนักงาน ค่าการตลาด หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าซ่อมบำรุง ค่าขนส่ง และค่าอุปกรณ์ต่าง ๆ

      การจัดเก็บเอกสาร เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือใบสำคัญรับ-จ่าย ควรทำอย่างเป็นระบบ และหากไม่มีใบเสร็จ ให้จัดทำ “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดให้ครบถ้วน ทั้งวันที่ รายการ และผู้รับเงิน เพื่อความถูกต้องและตรวจสอบได้ในภายหลัง

3. การกระทบยอดบัญชีธนาคารเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเงิน

      การกระทบยอดบัญชีธนาคาร เป็นขั้นตอนที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่ารายการทางการเงินของร้านตรงกับความเป็นจริง โดยเป็นการเปรียบเทียบข้อมูลรายรับรายจ่ายที่บันทึกไว้ในบัญชีของร้านกับรายการใน Bank Statement

      หากพบรายการไม่ตรงกัน เช่น รายการที่ยังไม่เคลียร์หรือค่าธรรมเนียมที่ยังไม่บันทึก ควรรีบตรวจสอบและแก้ไขทันที เพื่อป้องกันความผิดพลาดสะสมในระยะยาว การกระทบยอดควรทำอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินของร้านถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

4. การจัดทำรายงานทางการเงินเพื่อให้เห็นภาพรวมธุรกิจชัดเจน

      เมื่อมีการบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการจัดทำรายงานทางการเงิน ซึ่งเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์สถานะของร้านอาหารอย่างเป็นระบบ รายงานสรุปยอดขายจะช่วยให้เห็นแนวโน้มรายรับและรายจ่ายในแต่ละวัน สัปดาห์ หรือเดือน ขณะที่งบกำไรขาดทุนแสดงให้เห็นว่าร้านมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไร และงบดุลจะแสดงภาพรวมของสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของอย่างชัดเจน

      ทั้งนี้ หากเจ้าของร้านไม่ถนัดเรื่องบัญชี การปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจากสำนักงานบัญชี หรือการใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปก็เป็นทางเลือกที่ดี ที่จะช่วยให้การจัดทำรายงานถูกต้อง รวดเร็ว และลดความผิดพลาดในการบริหารการเงินของร้าน