บริษัทส่งพนักงานเรียนต่อหรืออบรม หักค่าใช้จ่ายได้หรือไม่? หลักเกณฑ์ภาษีและสิทธิหักรายจ่าย 2 เท่า

การพัฒนาความรู้และทักษะของพนักงานเป็นเรื่องที่หลายบริษัทให้ความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการสนับสนุนให้พนักงานศึกษาต่อในระดับปริญญา การเรียนหลักสูตรวิชาชีพ หรือการส่งพนักงานเข้ารับการอบรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ในมุมภาษีเงินได้นิติบุคคล คำถามสำคัญคือ ค่าใช้จ่ายที่บริษัทออกให้สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายของกิจการได้หรือไม่ และในกรณีใดบริษัทจึงจะมีสิทธิได้รับประโยชน์ทางภาษีเพิ่มเติม

หลักการสำคัญคือ ต้องแยกการพิจารณาออกเป็นสองระดับ ระดับแรกคือค่าใช้จ่ายนั้นสามารถหักเป็นรายจ่ายตามปกติของกิจการได้หรือไม่ และระดับที่สองคือค่าใช้จ่ายดังกล่าวเข้าเงื่อนไขที่จะได้รับสิทธิยกเว้นภาษีเงินได้เพิ่มอีก 100% ตามพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) พ.ศ. 2548 หรือไม่ ซึ่งในทางปฏิบัติมักเรียกกันว่า “สิทธิหักรายจ่าย 2 เท่า”

บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด เห็นว่า จุดที่ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญไม่ใช่เพียงการมีใบเสร็จค่าเรียนหรือค่าอบรม แต่ต้องสามารถแสดงความเชื่อมโยงให้ชัดว่า พนักงานคนใดเรียนหรืออบรมหลักสูตรใด ความรู้ที่ได้รับเกี่ยวข้องกับหน้าที่หรือกิจการอย่างไร และบริษัทได้รับประโยชน์จากการพัฒนาบุคลากรนั้นในลักษณะใด

1. หลักใหญ่ตามประมวลรัษฎากร

ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (13) กำหนดหลักเกี่ยวกับรายจ่ายที่มิใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะว่าเป็นรายจ่ายต้องห้าม ดังนั้น การที่บริษัทออกค่าใช้จ่ายให้พนักงานเรียนต่อหรือเข้ารับการอบรม จะนำมาหักเป็นรายจ่ายได้หรือไม่นั้น ต้องพิจารณาว่าค่าใช้จ่ายดังกล่าวมีความสัมพันธ์กับการประกอบกิจการและก่อให้เกิดประโยชน์แก่บริษัทหรือไม่

หากบริษัทสามารถพิสูจน์ได้ว่าการศึกษาและการอบรมมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มความรู้ ความสามารถ หรือทักษะที่พนักงานจะนำกลับมาใช้กับงานของบริษัท ค่าใช้จ่ายดังกล่าวโดยหลักมีเหตุผลรองรับว่าเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการ กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยกรณีบริษัทส่งพนักงานศึกษาต่อระดับปริญญาตรีและปริญญาโทในมหาวิทยาลัยภายในประเทศว่า หากการศึกษานั้นเป็นประโยชน์แก่การดำเนินงานของบริษัท ค่าใช้จ่ายสามารถนำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิได้

อย่างไรก็ตาม การหักเป็นรายจ่ายตามปกติกับการใช้สิทธิทางภาษีเพิ่มเติมเป็นคนละเรื่องกัน หลักสูตรหนึ่งอาจเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการและหักได้ตามปกติ แต่หากไม่ผ่านเงื่อนไขของสิทธิพิเศษ ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถนำมาหักเพิ่มอีก 100% ได้

2. กรณีบริษัทส่งพนักงานเรียนต่อ

การเรียนต่ออาจครอบคลุมตั้งแต่ระดับปริญญาตรี ปริญญาโท หลักสูตรประกาศนียบัตร ไปจนถึงหลักสูตรวิชาชีพ สิ่งสำคัญคือวิชาที่เรียนควรมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งงานหรือแผนการดำเนินธุรกิจของบริษัท เช่น พนักงานบัญชีศึกษาด้านบัญชีหรือภาษี พนักงานฝ่ายเทคโนโลยีเรียน Data Analytics หรือ AI ฝ่ายบริหารศึกษาด้านบริหารธุรกิจ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลศึกษาด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล

เมื่อสามารถแสดงได้ว่าการศึกษาดังกล่าวเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาบุคลากรเพื่อประโยชน์ในการประกอบกิจการ ค่าใช้จ่ายจึงมีเหตุผลรองรับสำหรับการหักเป็นรายจ่ายตามปกติ นอกจากนี้ หากเข้าเงื่อนไขของพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) มาตรา 4 (1) บริษัทยังอาจได้รับยกเว้นภาษีเงินได้เพิ่มเติมอีกจำนวน 100% ของรายจ่ายที่จ่ายไปสำหรับการส่งลูกจ้างเข้ารับการศึกษาหรือฝึกอบรมในสถานศึกษาหรือสถานฝึกอบรมตามที่กำหนด

3. เงื่อนไขสำคัญของการเรียนต่อเพื่อใช้สิทธิเพิ่มอีก 100%

การใช้สิทธิเพิ่มอีก 100% ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเพียงเพราะบริษัทเป็นผู้จ่ายค่าเล่าเรียน ประกาศกระทรวงการคลังที่ใช้ประกอบพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) กำหนดให้การศึกษาหรือการอบรมต้องเกิดขึ้นในประเทศไทย และมีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาคุณภาพ ความรู้ ความสามารถ ทักษะ หรือฝีมือของลูกจ้าง เพื่อประโยชน์ของกิจการนายจ้าง

สถานศึกษาต้องเป็นประเภทที่กฎหมายกำหนด เช่น สถานศึกษาของรัฐ สถานศึกษาตามกฎหมายว่าด้วยโรงเรียนเอกชน สถาบันอุดมศึกษาเอกชน หรือสถานฝึกอบรมตามประเภทที่กำหนด และหากเป็นหลักสูตรระดับอุดมศึกษา หลักสูตรดังกล่าวต้องได้รับอนุมัติตามหลักเกณฑ์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ค่าใช้จ่ายที่อาจอยู่ในขอบเขตของสิทธิดังกล่าวไม่ได้จำกัดเพียงค่าเล่าเรียน แต่อาจรวมถึงค่าลงทะเบียน ค่าบำรุง และในกรณีการฝึกอบรมอาจรวมถึงค่าธรรมเนียมเข้าอบรมหรือค่าลงทะเบียน ตลอดจนค่าอาหาร ค่าที่พัก ค่าเดินทาง และค่าดูงาน หากค่าใช้จ่ายเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรและสถานศึกษาหรือสถานฝึกอบรมเป็นผู้เรียกเก็บ

4. ใบเสร็จค่าเรียนออกชื่อพนักงานได้หรือไม่

โดยหลัก หากสถานศึกษาสามารถออกใบเสร็จรับเงินในนามบริษัทได้ การดำเนินการเช่นนั้นจะทำให้หลักฐานทางบัญชีและภาษีมีความชัดเจนมากที่สุด อย่างไรก็ตาม สำหรับค่าใช้จ่ายด้านการศึกษา ประกาศกระทรวงการคลังเปิดโอกาสให้ใบเสร็จที่ออกในชื่อพนักงานซึ่งบริษัทส่งไปศึกษาสามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการใช้สิทธิได้

กรมสรรพากรยังเคยมีแนววินิจฉัยว่า หากบริษัทสามารถพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายดังกล่าวจ่ายไปเพื่อประโยชน์ของกิจการ แม้ใบเสร็จจะระบุชื่อพนักงาน ก็สามารถนำมาพิจารณาเป็นรายจ่ายได้ ประเด็นสำคัญจึงกลับมาอยู่ที่ความสามารถในการแสดงข้อเท็จจริงว่าบริษัทเป็นผู้อนุมัติ ส่งเสริม หรือรับผิดชอบค่าใช้จ่ายดังกล่าวเพื่อวัตถุประสงค์ของกิจการ

5. ต้องทำสัญญาผูกพันพนักงานหรือไม่

ประเด็นเรื่องเงื่อนไขให้พนักงานกลับเข้าทำงานหลังสำเร็จการศึกษาหรือผ่านการฝึกอบรมมีความสำคัญอย่างมาก โดยเฉพาะกรณีที่บริษัทต้องการใช้สิทธิยกเว้นภาษีเงินได้เพิ่มอีก 100% ประกาศกระทรวงการคลังกำหนดเงื่อนไขว่าลูกจ้างต้องกลับเข้าทำงานให้บริษัทภายหลังจากสำเร็จการศึกษาหรือการฝึกอบรมแล้ว

รายละเอียดของระยะเวลาที่พนักงานต้องทำงานต่อ เช่น 1 ปี 2 ปี หรือ 3 ปี บริษัทสามารถกำหนดตามความเหมาะสมและประโยชน์ของกิจการได้ แต่ควรมีเงื่อนไขการกลับเข้าทำงานระบุไว้ชัดเจนในเอกสาร ไม่ควรใช้เพียงการตกลงด้วยวาจา

หากพนักงานไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไข เช่น ลาออกก่อนจบการศึกษา หรือไม่กลับมาทำงานตามเงื่อนไขที่กำหนด บริษัทอาจเสียสิทธิยกเว้นภาษีเพิ่มอีก 100% และอาจต้องปรับปรุงแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลที่เคยใช้สิทธิไว้

6. กรณีบริษัทส่งพนักงานไปอบรม

การอบรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่น บัญชีและภาษี การใช้ AI, Cybersecurity, Excel หรือ Power BI การตลาดออนไลน์ การบริหารงาน ภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจ หรือกฎหมายแรงงาน หากมีความสัมพันธ์กับหน้าที่ของพนักงานหรือการดำเนินกิจการ บริษัทสามารถนำค่าใช้จ่ายมาหักเป็นรายจ่ายตามปกติได้

กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยกรณีบริษัทส่งพนักงานเรียนภาษาอังกฤษว่า หากการเรียนดังกล่าวมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ย่อมถือเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ จึงสามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายได้

ส่งพนักงานไปอบรมกับสถาบันภายนอก

หากบริษัทส่งพนักงานไปอบรมกับสถานศึกษาหรือสถานฝึกอบรมที่เข้าเกณฑ์ และเป็นหลักสูตรที่มีลักษณะเป็น Public Training หรือเป็นหลักสูตรตามเงื่อนไขที่ประกาศกำหนด บริษัทอาจพิจารณาใช้สิทธิตามมาตรา 4 (1) ของพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) ได้ โดยต้องตรวจสอบเงื่อนไขของผู้จัดอบรม หลักสูตร และเอกสารประกอบเป็นรายกรณี

บริษัทจัดอบรมพนักงานเอง

กรณีที่บริษัทจัดฝึกอบรมพนักงานของตนเองจะอยู่ภายใต้หลักเกณฑ์อีกส่วนหนึ่งตามมาตรา 4 (2) ของพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) โดยประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 148) กำหนดเงื่อนไขไว้ เช่น หลักสูตรต้องจัดเพื่อพัฒนาฝีมือแรงงานและได้รับการรับรองจากกระทรวงแรงงาน ค่าใช้จ่ายต่อคนต้องอยู่ในอัตราที่ได้รับอนุมัติ การอบรมต้องเป็นประโยชน์ต่อกิจการ ผู้เข้าอบรมต้องเป็นลูกจ้างของบริษัทและมีทะเบียนลูกจ้างตามกฎหมาย รวมถึงต้องมีเงื่อนไขให้พนักงานกลับเข้าทำงานหลังการฝึกอบรม

7. เอกสารที่บริษัทควรจัดเตรียม

เพื่อให้การพิสูจน์ความเกี่ยวข้องของค่าใช้จ่ายกับกิจการมีความชัดเจน และรองรับการใช้สิทธิทางภาษี บริษัทควรวางระบบเอกสารตั้งแต่ก่อนเริ่มการศึกษาและการฝึกอบรม ไม่ควรรอรวบรวมเอกสารภายหลังจากพนักงานเรียนหรืออบรมเสร็จแล้ว

1. นโยบายพัฒนาบุคลากรของบริษัท ควรระบุว่าบริษัทสนับสนุนการศึกษาและการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มความรู้และประสิทธิภาพในการทำงาน
2. หนังสืออนุมัติส่งพนักงานเรียนหรืออบรม ควรระบุชื่อ ตำแหน่ง หลักสูตร สถานศึกษา ระยะเวลา ค่าใช้จ่าย และเหตุผลที่หลักสูตรเกี่ยวข้องกับกิจการ
3. สัญญาสนับสนุนการศึกษาหรือฝึกอบรม ควรกำหนดเงื่อนไขให้พนักงานกลับมาปฏิบัติงานภายหลังจบหลักสูตร และอาจกำหนดระยะเวลาทำงานต่อให้เหมาะสม
4. รายละเอียดหลักสูตร ควรเก็บรายละเอียดวิชา ตารางเรียน กำหนดการอบรม และเอกสารของสถานศึกษาไว้ประกอบ
5. ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน หากสามารถทำได้ ควรให้ออกเอกสารในนามบริษัท
6. หลักฐานการจ่ายเงิน ควรมีหลักฐานว่าบริษัทเป็นผู้ชำระค่าใช้จ่ายจากบัญชีของบริษัท
7. รายงานค่าใช้จ่ายในการส่งลูกจ้างเข้าศึกษาหรือฝึกอบรม ควรจัดทำตามแบบที่กรมสรรพากรกำหนด พร้อมรายละเอียดหลักสูตรและกำหนดการ และเก็บไว้ ณ สถานประกอบการ
8. หลักฐานการนำความรู้กลับมาใช้ เช่น Certificate รายงานผลการอบรม หรือรายงานการนำความรู้ไปใช้กับงานของบริษัท

8. ข้อเสนอแนะสำหรับบริษัทที่ต้องการดำเนินการจริง

บริษัทไม่ควรกำหนดนโยบายเพียงว่า “บริษัทออกค่าเรียนให้พนักงาน” เพราะข้อความในลักษณะดังกล่าวอาจทำให้วัตถุประสงค์ดูคล้ายการให้สวัสดิการส่วนบุคคลมากกว่าการพัฒนาบุคลากรเพื่อประโยชน์ของกิจการ

แนวทางที่เหมาะสมกว่าคือกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดว่าบริษัทมีนโยบายพัฒนาความรู้ ความสามารถ และทักษะของพนักงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและเพื่อประโยชน์ในการประกอบกิจการของบริษัท จากนั้น ในการอนุมัติแต่ละครั้งควรสามารถอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งงาน หลักสูตร ความรู้ที่จะได้รับ งานที่จะนำไปใช้ และประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับบริษัท

สรุปสำหรับผู้ประกอบการ

กรณีบริษัทส่งพนักงานเรียนต่อ

ค่าใช้จ่ายสามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายได้ หากการศึกษาเกี่ยวข้องกับงานและเป็นประโยชน์ต่อกิจการ และหากเข้าเงื่อนไขของพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) รวมถึงเป็นการศึกษาในสถานศึกษาตามที่กำหนดในประเทศไทย มีเอกสารครบถ้วน และมีเงื่อนไขให้พนักงานกลับมาทำงาน บริษัทอาจได้รับสิทธิทางภาษีเพิ่มอีก 100% ซึ่งมีผลทางภาษีเทียบเท่าการหักรายจ่าย 2 เท่า

กรณีบริษัทส่งพนักงานไปอบรม

ค่าอบรมสามารถหักเป็นรายจ่ายได้เช่นเดียวกัน หากเกี่ยวข้องกับกิจการ ส่วนการใช้สิทธิเพิ่มอีก 100% ต้องพิจารณาประเภทของผู้จัดอบรม ลักษณะหลักสูตร และเงื่อนไขตามพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) และประกาศที่เกี่ยวข้องเป็นรายหลักสูตร

ประเด็นสำคัญที่สุดคือ ไม่ควรนำคำว่า “หักรายจ่ายได้” และ “หักได้ 2 เท่า” มาใช้แทนกัน เพราะค่าใช้จ่ายบางรายการอาจไม่เข้าเงื่อนไขสิทธิพิเศษ แต่ยังคงเป็นรายจ่ายที่หักได้ตามปกติ หากบริษัทสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ

บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด จึงแนะนำให้ผู้ประกอบการตรวจสอบทั้งความเกี่ยวข้องของหลักสูตรและเงื่อนไขสิทธิทางภาษีก่อนอนุมัติค่าใช้จ่าย พร้อมจัดระบบเอกสารให้ครบตั้งแต่ต้น เพื่อให้การบันทึกบัญชีและการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลเป็นไปอย่างถูกต้องและสามารถตรวจสอบได้

เอกสารอ้างอิง

1. ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (13)
2. พระราชกฤษฎีกาออกตามความในประมวลรัษฎากรฯ (ฉบับที่ 437) พ.ศ. 2548 มาตรา 4
3. ประกาศกระทรวงการคลัง เรื่องการกำหนดสถานศึกษาหรือสถานฝึกอบรมฝีมือแรงงาน ซึ่งมีการปรับปรุงในปี 2567
4. ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 148)
5. ข้อหารือกรมสรรพากรเลขที่ 0702/3297 กรณีบริษัทส่งพนักงานศึกษาต่อระดับปริญญาตรีและปริญญาโท