บทความ
เรื่อง การจัดจัดทำบัญชีสมาคม/มูลนิธิ
บทที่ 1
การจัดทำงบประมาณ สำหรับสมาคม/มูลนิธิ
โดย อ.ปัญญา ศุกลินวนิช
ผู้จัดการศูนย์ฝึกวิชาชีพบัญชี บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด
และที่ปรึกษารองอธิการบดีฝ่ายการเงิน และบริหาร มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์
ในทุกปี ไม่ว่าสมาคมหรือมูลนิธิ จะมีการประชุมประจำปี วาระหนึ่งที่ขาดไม่ได้ คือ การขออนุมัติงบประมาณประจำปี อันประกอบด้วย
– การจัดทำและของบประมาณ
– การตรวจและติดตามผล และรายงานผลการใช้งบประมาณ
– การบริหารการเงิน
– การตรวจและติดตามผล และรายงานผลการใช้งบประมาณ
จะเห็นว่างานบัญชีการเงิน ก็เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการ ซึ่ง เป็นพื้นฐานของการได้ข้อมูลเพื่อการบริหารงบประมาณ ดังนั้น เหรัญญิกจะต้องมีหน้าที่รับผิดชอบ โดยจะต้องจัดวางระบบบัญชีการเงิน และหาเครื่องมือ คือโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยงาน เพื่อให้เป็นเครื่องมือของการบริหารงบประมาณที่ง่าย และสะดวก
เทคนิคการจัดทำงบประมาณ และบัญชีการเงินสำหรับสมาคม/มูลนิธิ
เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ขอแบ่งเป็น 2 ส่วน ดังนี้
1. งานงบประมาณ ประกอบด้วย
– การจัดทำงบประมาณ ประกอบด้วย งบประมาณ รายได้ และงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ ของสมาคม/มูลนิธิ อันประกอบด้วย ค่าใช้จ่ายในส่วนของการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายโครงการ และค่าใช้จ่ายการลงทุนหรือซื้อครุภัณฑ์ต่างๆ เช่น สร้างอาคาร และซื้อครุภัณฑ์ เหรัญญิกเป็นผู้รับผิดชอบในการรวบรวม และจัดทำ
– เมื่อได้งบประมาณแล้ว ก็ต้องมาจัดทำแผนการเงินให้สอดคล้องกับงบประมาณ
2. ในส่วนบัญชี และการเงิน
– จัดระบบบัญชี ในส่วนของ การรับเงิน การจ่าย เพื่อให้สอดคล้องกับงานงบประมาณ และเพื่อให้ได้ข้อมูลเพื่อการบริหาร และนำเสนองบการเงินต่อส่วนราชการ
– จะต้องหาเครื่องมือเข้ามาช่วยในการจัดทำบัญชี
…………………………………………………………………….
บทที่ 2
การจัดทำงบประมาณ
การจัดทำงบประมาณประกอบด้วย
1. งบประมาณรายได้
2. งบประมาณค่าใช้จ่าย
3. งบประมาณโครงการ
4. งบประมาณการลงทุน
5. งบประมาณการเงิน
งบประมาณรายได้
เป็นการประมาณการจากรายได้ต่างๆที่คาดว่าจะได้รับในปีหน้า เช่น เงินค่าสมัครสมาชิกสมาคม/มูลนิธิ,เงินรับบริจาค ,รายได้จากการสร้างวัตถุมงคล และให้เช่าบูชา ,และรายได้อื่นๆ เป็นต้น
งบประมาณค่าใช้จ่าย
เป็นการประมาณการรายจ่ายที่คาดว่าจะจ่ายในปีหน้านั้น เช่น การจ่ายหมวดต่าง ๆเช่น หมวดเงินเดือน,หมวดสาธารณูปโภค,หมวดดำเนินการและหมวดโครงการ เป็นต้น
งบประมาณโครงการ
เป็นการจัดทำงบประมาณในรูปโครงการต่างๆ เช่น โครงการจัดกิจกรรมโครงการโบว์ลิ่งการกุศล, โครงการวอล์คแรลลี่การกุศล,รวมทั้งโครงการบริจาคต่างๆเป็นต้น จะเห็นว่าบางโครงการอาจมีรายได้ การที่ทำในรูปโครงการมีข้อดีที่ทำให้เราทราบรายได้ และค่าใช้จ่ายแต่ละโครงการรวมทั้งหากมีการประเมินผลก็จะทำให้เราสามารถตัดสินใจได้ในปีต่อไป ว่าจะดำเนินการต่อไปหรือไม่
งบประมาณลงทุน
เป็นงบประมาณที่ทางสมาคม/มูลนิธิ วางแผนที่จะลงทุนในปีหน้า เช่นการสร้างอาคาร และการซื้อครุภัณฑ์
งบประมาณการเงิน
เมื่อทางสมาคม/มูลนิธิได้ทำการจัดทำงบประมาณรายได้ และงบประมาณรายจ่ายแล้ว จะต้องนำมาวางแผนเป็นงบประมาณการเงิน ถึงจุดนี้เป็นจุดสำคัญ จะทำให้เราทราบว่าปีหน้าตามที่ได้วางแผนและทำงบประมาณไว้นั้นเป็นไปได้หรือไม่ ในส่วนนี้คณะกรรมการจะต้องมาทบทวนความเป็นไปได้ ทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมด เทียบกับเป้าหมายที่วางไว้ และจะต้องมีการพิจารณาปรับแผน และปรับงบประมาณ เมื่อพิจารณาตัดสินใจแล้วค่อยส่งข้อมูลให้เหรัญญิกหรือผู้รับผิดชอบด้านบัญชี และการเงิน ทำการ set up ระบบงบประมาณลงในโปรแกรมบัญชี เพื่อจะได้ควบคุมรายได้ และค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณ
…………………………………………………………
บทที่ 3
การ set up ระบบบัญชี การเงิน ภาคปฏิบัติ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์
การคัดเลือกโปรแกรมบัญชี
การคัดเลือกโปรแกรมบัญชีเป็นเรื่องสำคัญ บางแห่งซื้อโปรแกรมในราคาที่แพงมาแล้ว เช่น จ่ายค่าซื้อโปรแกรม จ่ายค่า set up โปรแกรม การใช้งานก็ยุ่งยาก ซึ่งเรื่องพวกนี้มันเป็นค่าใช้จ่ายที่สูง และผูกพัน ต้องพิจารณาให้ดีว่าเมื่อจ่ายเงินไปแล้วได้ประโยชน์คุ้มค่าหรือไม่ บางแห่งซื้อโปรแกรมมาแล้วใช้ไม่เต็มระบบ,บางแห่งบริการหลังการขายไม่ดี เมื่อทางสมาคม/มูลนิธิมีการเปลี่ยนแปลงการset up ก็ต้องจ้างพัฒนาโปรแกรมทำให้เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มมากขึ้น เป็นต้น
ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างภาคปฏิบัติ ของการ set up ระบบบัญชีสมาคม/มูลนิธิ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่เลือกใช้โปรแกรมนี้เพราะ เป็นโปแกรมบัญชีที่พร้อมใช้งาน คือ ได้ set up สำหรับการใช้งานของสมาคม/มูลนิธิไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่เจ้าหน้าที่ผ่านการอบรมการใช้งานก็สามารถทำงานได้ทันที เช่น กำหนดชื่อ และที่อยู่ของสมาคม/มูลนิธิ ,เปลี่ยนชื่อบัญชีให้สอดคล้องกับสมาคม/มูลนิธิ ,บันทึกโครงการ และงบประมาณ เพียงเท่านี้ก็สามารถทำงานได้ทันที เมื่อทำรายการเสร็จผู้บริหารสามารถดูข้อมูล และติดตามงานได้ทางอินเตอร์เน็ท เพื่อให้เข้าใจถึงประโยชน์ของบัญชีออนไลน์ จึงขอสรุปว่าทำไมถึงต้องใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์กับงานบัญชีโรงเรียนดังนี้
1. ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมบัญชีให้ยุ่งยากอยู่ที่ไหนที่มี Internet ก็ทำงานได้ องค์การโปร่งใส กรรมการดูข้อมูลได้ทางออนไลน์
2. ใช้งานง่ายเพราะโปรแกรมทำงานผ่าน Browser เช่น Internet Explorer, Mozilla Firefox หรือ Safari
3. สามารถทำงานผ่านอุปกรณ์ Mobile device ที่สนับสนุน Browser นี้ทำให้สะดวกในการดูข้อมูลหรือรายงานได้ทุกที่ที่ต้องการ
4. ใช้งานง่าย มีการ Set up การใช้งานไว้ให้แล้ว สามารถนำไปใช้งานได้ทันที
5. ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลถูกทำลายด้วยไวรัส
6. ลดขั้นตอนการทำงาน ประหยัดการจ้างบุคลากรในการดูแลระบบ และเครื่อง server ที่มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงในแต่ละปี
7. ลดความกังวลในการหาผู้ดูแลระบบภายในสำนักงาน และลดความกังวลในการที่เกรงว่าระบบ server พังแล้วต้องลงโปรแกรมใหม่ซึ่งต้องใช้เวลานานกว่าจะนำกลับมาใช้ได้เหมือนเดิม
8. เมื่อมีการทำรายการค้าเสร็จ สามารถดูข้อมูล, รายงาน และงบการเงินได้ทันที
9. สามารถลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร เพราะโปรแกรมสามารถเรียกดูรายการจากงบการเงินถึงรายการบันทึกบัญชี ( Pull Down Menu )
10. มีระบบรักษาความปลอดภัยด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเฉพาะหน้าที่ของคนคนนั้น
11. ราคาถูกคุ้มค่าแก่การลงทุน
