การบัญชีโรงเรียนเอกชน – การทำ ” บัญชีโรงเรียนเอกชน “สำหรับผู้ประกอบการอย่างมืออาชีพ
เมื่อผู้รับใบอนุญาตโรงเรียนเอกชน จะเริ่มเปิดดำเนินการโรงเรียนเอกชน สิ่งสำคัญที่สุด คือโรงเรียนจะมีระบบบัญชี และระบบเอกสารอย่างไร ที่จะทำให้การดำเนินงานโรงเรียนเอกชนเป็นไปอย่างมีระบบ ซึ่งสุดท้ายเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีโรงเรียนเอกชนจะต้องได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นส่วนของบัญชีลูกหนี้ค่าเล่าเรียน หรือ ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ถูกต้อง และทันเวลา
ดังนั้นการทำบัญชีโรงเรียนฯจึงถือว่าเป็นหัวใจที่สำคัญเรื่องหนึ่งของการดำเนินุกิจการโรงเรียนฯ ซึ่งจากประสบการณ์ที่ผ่านทั้งด้านการรับทำบัญชี การวางระบบัญชี และการเป็นที่ปรึกษาการทำบัญชี การวางแผนภาษี และการบริหารการเงิน สำหรับโรงเรียนเอกชนกว่า 30 ปี จึงกำหนดขั้นตอนการทำบัญชีของโรงเรียน ไม่ว่าโรงเรียนที่เปิดใหม่ หรือเปิดมานานแล้ว หากอ่านบทความนี้แล้วสนใจ มีความต้องการจะสอบทานหรือปรับระบบงานบัญชีโรงเรียนเอกชนให้รองรับการบริหารงาน สามารถขอหารือได้ รายละเอียดเกี่ยวกับโรงเรียนที่จะทำบัญชีอย่างมืออาชีพสามารถดำเนินงานได้ดังนี้
1.ตรวจเช็คเอกสาร
ตรวจเช็คเอกสารการจัดตั้งโรงเรียน เอกสารการแต่งตั้งผู้รับใบอนุญาต และผู้อำนวยการโรงเรียน รวมถึงการกำหนดรอบระยะเวลาบัญชี
2.จัดระบบทางเดินเอกสารต่างๆ จัดระบบทางเดินเอกสารต่างๆของกิจการโรงเรียนฯ ให้สอดคล้องกับการทำงานและการบันทึกบัญชี
เช่น ระบบเงินฝากธนาคาร การนำฝาก และเบิกจ่าย, ระบบลูกหนี้ค่าเล่าเรียนและการรับชำระหนี้ ในส่วนนี้สำคัญมากหากจัดไม่ดีรายงานลูกหนี้ไม่ถูกต้อง,ระบบซื้อสินค้าที่เกี่ยวกับวัสดุการเรียน ชุดนักเรียน วัสดุเครื่องเขียนต่างๆ เจ้าหนี้การค้า และการจ่ายชำระหนี้ และระบบบัญชีคุมสินค้า เป็นต้น ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบ และสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
3.เขียนรายละเอียดในเอกสารใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย
จากข้อ 2 การเขียนรายละเอียดในเอกสารใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย เช่น การรับชำระหนี้ ควรระบุในรายละเอียดให้ชัดเจนว่ารับชำระหนี้จากใครเป็นค่าอะไร งวดที่เท่าไร เลขที่เช็คและรายละเอียดธนาคาร ในใบสำคัญจ่ายจะต้องระบุว่าจ่ายให้ใคร ค่าอะไร จ่ายด้วยเช็คธนาคารหรือโอนเงิน ธนาคารอะไร ทั้งนี้เพื่อสะดวกต่อการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งสามารถเรียกดูและเข้าใจได้จากบัญชีแยกประเภท สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ได้
4.การ set up ระบบบัญชีโรงเรียนเอกชน
ในที่นี้ ขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์( SchoolAcc ) ด้วยเหตุผลเป็นการรองรับระบบการทำงานในอนาคต เพราะปัจจุบันการทำงานจะเน้นที่ระบบออนไลน์ หากมาเปลี่ยนภายหลังจะทำให้เสียค่าใช้จ่ายมาก รวมถึงต้องมาปรับระบบทำงาน การทำงานย้อนหลัง การตรวจทานความถูกต้องของการทำงาน ซึ่งจะมีปัญหามาก ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญ หากทำไม่ดี จะได้ระบบงานไม่ถูกต้อง งานข้อมูลล่าช้า จะเป็นผลเสียอย่างมาก ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
5.ทดสอบความถูกต้องของการทำงานปรแกรมบัญชีออนไลน์
จากข้อ 4 เมื่อ set up โปรแกรมเสร็จแล้ว ก็จะต้องทดสอบความถูกต้องของการทำงาน ในที่นี้เห็นควรให้จ้างบริษัท เจ้าของโปรแกรมบัญชีดีที่สุด เพื่อเพิ่มความมั่นใจในระบบงานที่ set up
6.การนำข้อมูลพื้นฐานการทำงาน เพื่อเตรียมพร้อมก่อนการทำบัญชี
เช่น ผังบัญชีโรงเรียน รายละเอียดลูกหนี้ค่าเล่าเรียน รายละเอียดเจ้าหนี้การค้า (รายละเอียดสินค้าคงเหลือ ( คลังสินค้า) สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ได้
7.ประเมินการทำงานจากข้อมูลจริง
เมื่อเริ่มดำเนินการทำบัญชีโรงเรียนจะต้องมีการประเมินการทำงานจากข้อมูลจริงว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ รวมถึงบางครั้งอาจมีการปรับขั้นตอนการทำงาน งานส่วนนี้สำคัญมากจะต้องมีการติดตาม และประเมินผล ปรับแก้ ที่สำคัญ งานจะต้องทันการใช้งานข้อมูล ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญมากๆ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
8.การจัดการเรื่องภาษีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโรงเรียนเอกชน
เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย , ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด.1 ภาษี ภ.ง.ด.3และ ภ.ง.ด.53 , ในส่วนนี้กิจการจะต้องเรียนรู้เพื่อปฏิบัติให้ถูกต้อง
9.การจัดทำเงินเดือน และประกันสังคม (ถ้ามี)
โรงเรียนจะต้องเรียนรู้และดำเนินการให้ถูกต้อง
10.การปิดบัญชี ประจำเดือน และการปิดบัญชีประจำปี
เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญ กิจการควรมีระบบการติดตามอย่างใกล้ชิด ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าโรงเรียนมีระบบการทำงานที่ดี ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนในการนำไปใช้บริหารงาน สามารถหารือผุ้มีประสบการณ์ได้
11.นำข้อมูลที่ปิดประจำเดือนมาใช้ในการบริหารและประเมินผลการปฏิบัติงาน
โรงเรียนฯควรมีการนำข้อมูลที่ปิดประจำเดือนมาใช้ในการบริหารและประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง และนำมูลไปปรับแผนการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงการปิดบัญชีประจำปี และนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารงานโรงเรียนเช่นกัน
12.นำข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีประจำปีมาจัดทำเป็นข้อมูลเชิงบริหาร
จากข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีประจำปี กิจการจะต้องจัดทำข้อมูลดังกล่าวมาจัดทำเป็นข้อมูลเชิงบริหาร เช่นข้อมูล วิเคราะห์งบการเงิน 4 ด้าน ได้แก่ การวิเคราะห์ ด้านสภาพคล่อง , ด้านประสิทธิภาพในการดำเนินงาน,ด้านความสามารถในการชำระหนี้สิน , ด้านความสามารถในการทำกำไร เป็นต้น ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ ) งานส่วนนี้สำคัญมากๆ สามารถนำข้อมูลไปเสนอขอเครดิตจากธนาคารและ เจ้าหนี้การค้าได้
13.เรียนรู้การอ่านงบการเงินโรงเรียนเอกชน
ผู้รับใบอนุญาต และผู้บริหารโรงเรียนจะต้องเรียนรู้การอ่านงบการเงินโรงเรียนเอกชนให้เป็น รวมถึงการวิเคราะห์งบการเงิน โดยเฉพาะ วิเคราะห์งบการเงิน 4 ด้าน ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์อบรมให้ความรู้ และทดสอบการปฏิบัติงานจากตัวอย่างได้ )
จากที่กล่าวมานั้น ผู้ประกอบการ โดยเฉพาะโรงเรียนที่เปิดใหม่ และโรงเรียนฯที่เปิดมานานแล้วก็จำเป็นจะต้องคำนึงถึงงานทำบัญชี การจัดวางระบบการทำบัญชี ระบบภาษีอากร ระบบการจัดทำรายงาน การนำข้อมูลที่ได้จากการทำบัญชีไปใช้งานในรูปการวิเคราะห์งบการเงิน รวมถึงการนำข้อมูลไปใช้งานบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพและอย่างมืออาชีพ
บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด ให้บริการ
- รับวางระบบงานเอกสารทำบัญชีสำหรับโรงเรียนเอกชน
- ให้บริการ Set up โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้พร้อมใช้งานกับโรงเรียนเอกชนทั้งระบบ (eBunchee)
- ให้บริการวิเคราะห์งบการเงิน และให้คำปรึกษาด้านการเงิน ด้านภาษี แก่โรงเรียนเอกชน เพื่อใช้ในการตัดสินใจในการบริหารโรงเรียนเอกชน
- ให้บริการดูแลการทำบัญชี และปิดบัญชีโรงเรียนเอกชนประจำปีทั้งระบบ เพื่อให้งานทำบัญชีเสร็จทันตามกำหนดเวลาการใช้ข้อมูลบริหารให้คำปรึกษาด้านภาษีอากร สำหรับโรงเรียนเอกชน
สนใจ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมหรือขอคำปรึกษาได้ที่
อ.ปัญญา ศุกลินวนิช โทร 065-449-1925
บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด
รับจดทะเบียนบริษัท รับทำบัญชี ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ รับตรวจสอบบัญชี
สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
02-9640061, 02-9640062065-449-1925, 096-656-9162
เว็บไซต์:
บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด
http://www.atsaccounting.co.th/ หรือ https://buncheesiam.com/
บริษัท กล่องทองการบัญชี จำกัด
