การทำ” บัญชีธุรกิจนำเข้า-ส่งออก “เมื่อเจ้าของธุรกิจนำเข้า – ส่งออกจะเริ่มเปิดดำเนินการประกอบธุรกิจ สิ่งสำคัญที่สุด คือกิจการจะมีระบบบัญชี ระบบเอกสาร ระบบการบันทึกบัญชี รวมถึงการจัดทำรายงาน และการนำรายงานไปใช้ในการบริหารอย่างไร ที่จะทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างมีระบบ ซึ่งสุดท้ายเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีกิจการจะต้องได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นส่วนของการนำส่งภาษี หรือ ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ถูกต้อง และทันเวลา
ดังนั้นการทำบัญชีธุรกิจนำเข้า-ส่งออกจึงถือว่าเป็นหัวใจที่สำคัญเรื่องหนึ่งของการดำเนินุธรกิจ ซึ่งจากประสบการณ์ที่ผ่านทั้งด้านการรับทำบัญชี การวางระบบัญชี และการเป็นที่ปรึกษาการทำบัญชี การวางแผนภาษี และการบริหารการเงิน กว่า 30 ปี จึงกำหนดขั้นตอนการทำบัญชีของนำเข้า-ส่งออก ไม่ว่ากิจการที่เปิดใหม่ หรือเปิดมานานแล้ว หากอ่านบทความนี้แล้วสนใจ มีความต้องการจะสอบทานหรือปรับระบบงานให้รองรับการบริหารงานก็สามารถขอหารือได้ รายละเอียดกิจการที่จะทำบัญชีอย่างมืออาชีพนั้นจะเน้นที่การจัดระบบบัญชีธุรกิจนำเข้า – ส่งออก ซึ่งสามารถดำเนินการได้ดังนี้
- จัดระบบผังบัญชี รหัสบัญชี ชื่อบัญชี ซึ่งจะเป็นการกำหนด หมวดบัญชี รหัสบัญชี ชื่อบัญชี ที่จะใช้ในการทำบัญชี ซึ่งจะต้องมีระบบการควบคุมระบบผังบัญชีอย่างเคร่งครัด การเปลี่ยนแปลงไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม ชื่อบัญชี รหัสบัญชีจะต้องมีการอนุมัติให้ใช้งานก่อน ถึงจะเปลี่ยนแปลงได้
- จัดระบบทางเดินเอกสารต่างๆ ให้สอดคล้องกับการทำงานและการบันทึกบัญชี เช่น ระบบเงินฝากธนาคาร การนำฝาก และเบิกจ่าย, ระบบลูกหนี้การค้าและการรับชำระหนี้ ,ระบบซื้อ เจ้าหนี้การค้า ระบบการซื้อสินค้าจากต่างประเทศและการจ่ายชำระหนี้ และระบบบัญชีคุมสินค้า เป็นต้น ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
- จากข้อ 2 การเขียนรายละเอียดในเอกสารใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย เช่น การรับชำระหนี้ ควรระบุในรายละเอียดให้ชัดเจนว่ารับชำระหนี้จากใครเป็นค่าอะไร งวดที่เท่าไร เลขที่เช็คและรายละเอียดธนคาร ส่วนการจ่ายเงินกู้เช่นกัน ในใบสำคัญจ่ายจะต้องระบุว่าจ่ายให้ใคร ค่าอะไร จ่ายด้วยเช็คธนาคารหรือดอนเงิน ธนาคารอะไร ทั้งนี้เพื่อสะดวกต่อการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งสามารถเรียกดูและเข้าใจจากบัญชีแยกประเภท เรื่องนี้สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ได้
- การ set up ระบบบัญชี ในที่นี้ ขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ด้วยเหตุผลเป็นการรองรับระบบการทำงานในอนาคต เพราะปัจจุบันการทำงานจะเน้นที่ระบบออนไลน์ หากมาเปลี่ยนภายหลังจะทำให้เสียค่าใช้จ่ายมาก รวมถึงต้องปรับระบบทำงาน บางครั้งอาจมีการทำงานย้อนหลัง การตรวจทานความถูกต้องของการทำงาน ซึ่งจะมีปัญหามาก ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญ หากทำไม่ดี จะทำให้ได้ระบบงานที่ไม่ถูกต้อง งานข้อมูลจะล่าช้า จะเป็นผลเสียอย่างมาก สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
- จากข้อ 4 เมื่อ set up โปรแกรมเสร็จแล้ว ก็จะต้องทดสอบความถูกต้องของการทำงาน ในที่นี้เห็นควรให้จ้างบริษัท เจ้าของโปรแกรมบัญชีดีที่สุด เพื่อเพิ่มความมั่นใจในระบบงานที่ได้ set up ไว้
- การนำข้อมูลพื้นฐานการทำงาน เพื่อเตรียมพร้อมก่อนการทำบัญชี เช่น ผังบัญชี ตามข้อ 1 รายละเอียดลูกหนี้การค้า ( ลูกค้าที่กิจการได้ตกลงจะค้าขายด้วยกัน),รายละเอียดเจ้าหนี้การค้า ( supplier ที่กิจการได้ตกลงจะค้าขายด้วยกัน) , รายละเอียดสินค้าคงเหลือ ( คลังสินค้า) สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ได้
- เมื่อเริ่มดำเนินการจะต้องมีการสอบทานการทำงานจากข้อมูลจริงว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ รวมถึงบางครั้งอาจมีการปรับขั้นตอนการทำงาน งานส่วนนี้สำคัญมากจะต้องมีการติดตาม และประเมินผล ปรับแก้ ที่สำคัญ งานจะต้องทันการใช้งานข้อมูล ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญมากๆ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
- การจัดการเรื่องภาษีต่างๆ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีธุรกิจเฉพาะ , ภาษีหัก ณ ที่จ่าย , ภาษี ภ.ง.ด.3และ ภ.ง.ด.53 ,การจัดทำ ภ.ง.ด.51 ( ภาษีเงินได้นิติบุคคลกลางปี การจัดทำ ภ.ง.ด.50 ( ภาษีเงินได้นิติบุคคลปลายปี) ในส่วนนี้กิจการจะต้องเรียนรู้เพื่อปฏิบัติให้ถูกต้อง
- การจัดทำเงินเดือน และประกันสังคม กิจการจะต้องเรียนรู้และดำเนินการให้ถูกต้อง
- การปิดบัญชี ประจำเดือน และการปิดบัญชีประจำปี เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญ กิจการควรมีระบบการติดตามอย่างใกล้ชิด ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่ากิจการมีระบบการทำงานที่ดี ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนในการนำไปใช้บริหารงาน สามารถหารือผุ้มีประสบการณ์ได้
- กิจการควรมีการนำข้อมูลที่ปิดประจำเดือนมาใช้ในการบริหารและประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง และนำมูลปรับแผนการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงการปิดบัญชีประจำปี และนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารงาน
- จากข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีประจำปี กิจการจะต้องจัดทำข้อมูลดังกล่าวมาจัดทำเป็นข้อมูลเชิงบริหาร เช่นข้อมูล วิเคราะห์งบการเงิน 4 ด้าน ได้แก่ การวิเคราะห์ ด้านสภาพคล่อง , ด้านประสิทธิภาพในการดำเนินงาน,ด้านความสามารถในการชำระหนี้สิน , ด้านความสามารถในการทำกำไร เป็นต้น ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ ) งานส่วนนี้สำคัญมากๆ สามารถนำข้อมูลไปเสนอขอเครดิตจากธนาคารและ เจ้าหนี้การค้าได้
- ผู้ประกอบการจะต้องเรียนรู้การอ่านงบการเงินให้เป็น รวมถึงการวิเคราะห์งบการเงิน โดยเฉพาะ วิเคราะห์งบการเงิน 4 ด้าน ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์อบรมให้ความรู้ และทดสอบการปฏิบัติงานจากตัวอย่างได้ )
จากที่กล่าวมานั้น ผู้ประกอบการ โดยเฉพาะกิจการที่เปิดใหม่ และกิจการที่เปิดมานานแล้วก็จำเป็นจะต้องคำนึงถึงงานทำบัญชี การจัดวางระบบการทำบัญชี ระบบภาษีอากร ระบบการจัดทำรายงาน การนำข้อมูลที่ได้จากการทำบัญชีไปใช้งานในรูปการวิเคราะห์งบการเงิน รวมถึงการนำข้อมูลไปใช้งานบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพและอย่างมืออาชีพ
บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด
รับจดทะเบียนบริษัท รับทำบัญชี ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ รับตรวจสอบบัญชี
สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
02-9640061, 02-9640062065-449-1925, 096-656-9162
เว็บไซต์:
บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด
http://www.atsaccounting.co.th/ หรือ https://buncheesiam.com/
